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Casey Mercer – Autor und Analyst

Die gängigste Annahme über Konferenzsoftware ist, dass es sich dabei lediglich um einen Buchungskalender mit zusätzlichen Schritten handelt. Verbringt man einen Nachmittag auf einem medizinischen Kongress – wo die Programmvorsitzenden verspäteten Abstracts hinterherjagen und das Sekretariat zum vierten Mal das Programm neu zusammenstellt –, zerfällt diese Vorstellung schnell.

Zwei Notebooks, ein Schreibtisch

Genau in dieser Lücke befinde ich mich. Ich führe zwei Notizbücher: Auf den linken Seiten stehen Zahlen – Anmeldekurven, Einreichungsfristen, die Differenz zwischen angenommenen Abstracts und tatsächlich angemeldeten Teilnehmern – und auf den rechten Seiten stehen die Fragen, die diese Zahlen nicht beantworten können. Warum füllt sich eine Sitzung innerhalb einer Woche, während die daneben liegende das nie tut? Ich schreibe lieber diese zweite Seite, als anhand eines Dashboards zu raten.

Die Arbeit mit Gesconet passt gut zu dieser Aufteilung. Wissenschaftliche Komitees wollen Belege; Referenten wollen ein Formular, das ihnen keine Steine in den Weg legt. Also teste ich beide Seiten selbst – indem ich Scheinkongresse aufbaue, meine eigenen Anmeldeabläufe absichtlich unterbreche und an Telefonaten teilnehme, in denen ein Veranstaltungskoordinator geduldig erklärt, dass niemand Zeit für fünf Bildschirmbilder hat.

Was Sie hier finden

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• Einfach verständliche Erklärungen dazu, wie Kongressabläufe wirklich funktionieren – vom Aufruf zur Einreichung von Beiträgen bis zur Teilnahmebescheinigung.
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• Praktische Notizen aus dem Ausprobieren der Plattform – auch der kniffligen Ecken und Kanten.
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• Ideen, die sich bewähren, egal ob man eine Jahrestagung oder dreißig veranstaltet.
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• Ehrliche Grenzen – wo ein Tool wirklich hilft und wo immer noch ein Mensch eingreifen muss.
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